วันอาทิตย์ที่ 12 สิงหาคม พ.ศ. 2555

วิธีการจัดงานสัมมนา

การสัมมนา เป็นการประชุมกลุ่มประเภทหนึ่ง ที่ต้องอาศัยกลุ่มเป็นหลักโดยทั่วไป ผู้ที่จะเข้าสัมมนาจะต้องเป็นผู้ที่มีประสบการณ์ในเรื่องนั้น ๆ มาประชุมเพื่อศึกษาปัญหา วิเคราะห์ สรุป และหาแนวทางแก้ปัญหาร่วมกันตามหลักการของประชาธิปไตย ส่วนการสัมมนาตามหลักสูตร ในวงการศึกษา ได้จัดวิชานี้ให้นักศึกษาขึ้น โดยมีจุดมุ่งหมาย ให้นักศึกษารู้จักศึกษาค้นคว้าเนื้อหาสาระและข้อมูลเอกสารจากแหล่งต่าง ๆ   คัดเลือกรวบรวมเรียบเรียง วิเคราะห์วิจารณ์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่นักศึกษาสนใจ สามารถเขียนรายงานเป็นผลงานทางวิชาการตามรูปแบบสากลนิยม และนำผลเป็นการรายงานในเรื่องที่ได้ศึกษาค้นคว้า

ความหมายของการสัมมนา“สัมมนา” มาจากคำว่า สํ + มน แปลว่า ร่วมใจ เป็นศัพท์บัญญัติให้ตรงกับคำว่า Seminar หมายถึง การประชุมที่สมาชิกซึ่งมีความรู้ ความสนใจในเรื่องเดียวกันมาประชุมด้วยความร่วมใจ ปรึกษาหารือ ร่วมใจกันคิดช่วยกันแก้ปัญหา

- การประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นเพื่อหาข้อสรุปในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
- ในวงการศึกษา สัมมนาเป็นวิชาที่เปิดสอนให้นักศึกษา ได้ร่วมกันศึกษาปัญหาและประชุมอภิปรายกัน
- ในวงการอื่นๆ เป็นการประชุมเพื่อต้องการแสวงหา แนวทางและความคิดใหม่ๆ เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ และหาแนวทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน



องค์ประกอบของการสัมมนา
1. บุคคลและกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวกับการจัดสัมมนา          ในการสัมมนาจะมีบุคคลฝ่ายต่างๆ เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก ผู้มีส่วนร่วมในการสัมมนาแบ่งออกได้เป็น 3 กลุ่มใหญ่ๆ คือ

 1.1 กลุ่มผู้จัดสัมมนา
 เป็นกลุ่มบุคคลที่มีบทบาทต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวในการสัมมนาแต่ละครั้งเป็นอย่างมาก คือ คณะกรรมการจัดดำเนินการสัมมนา จะเป็นคณะกรรมการกลางในเรื่องนโยบาย และการปฏิบัติต่างๆ ให้สำเร็จด้วยดี
บุคคล/คณะกรรมการมี่ทำหน้าที่ดูแลการจัดสัมมนา ประกอบด้วย
  1.      ประธานและรองประธาน
  2.      เลขานุการและผู้ช่วยฯ
  3.      นายทะเบียนและคณะกรรมการฝ่ายทะเบียน
  4.      กรรมการและคณะอนุกรรมการฝ่ายเอกสาร
  5.      เหรัญญิกและผู้ช่วยเหรัญญิก
  6.      กรรมการฝ่ายสถานที่และวัสดุอุปกรณ์
  7.      กรรมการฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม
  8.      กรรมการฝ่ายประชาสัมพันธ์
  9.      กรรมการฝ่ายปฏิคม
  10.    กรรมการฝ่ายพยาบาล
  11.    ฝ่ายประเมินผล
  12.     ฯลฯ
 1.2 กลุ่มวิทยากร
 บุคคลที่ทำหน้าที่ในการบรรยาย/อภิปราย เป็นผู้ผู้มาให้ความรู้ ให้ประสบการณ์แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้แนวคิดบางประการที่จะใช้ประโยชน์ต่อการสัมมนาในแต่ละครั้ง


 1.3 กลุ่มผู้เข้าร่วมสัมมนา
 ผู้ที่สนใจในปัญหา ประสบปัญหา ต้องการแสวงหาความคิดใหม่ๆ ต้องการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ / ความคิดเห็น / ทัศนคติ เป็นกลุ่มที่มีความรู้และปัญหาที่จะศึกษาใกล้เคียงกัน
2. โครงการสัมมนา
 องค์ประกอบของโครงการ
      1. ชื่อโครงการ : การตั้งชื่อควรสอดคล้องกับการสัมมนา
      2. หลักการและเหตุผลที่ต้องมีการสัมมนา
      3. วัตถุประสงค์
      4. กลุ่มเป้าหมาย
      5. วิทยากร
      6. ระยะเวลา
      7. สถานที่
      8. วิธีการสัมมนา
      9. กำหนดการสัมมนา : แสดงรายละเอียดในเรื่องเวลาและเรื่องที่จะสัมมนา
      10. งบประมาณที่ใช้ : เท่าใด ใครรับผิดชอบ รายละเอียดงบ
      11. ประเมินผล : ทำภายหลังการจัดสัมมนาแล้ว
      12. ผู้จัดสัมมนา : คณะกรรมการฝ่ายต่าง ๆ
      13. ผู้รับผิดชอบโครงการ
      14. ผลที่คาดว่าจะได้รับ
 
3. ด้านสถานที่และอุปกรณ์ต่าง ๆ 

ด้านสถานที่ ได้แก่
      - ห้องประชุมใหญ่ ใช้ในการบรรยาย/อภิปราย
      - ห้องประชุมย่อย
      - ห้องรับรอง วิทยากร/แขกพิเศษ
      - ห้องรับประทานอาหาร/อาหารว่าง
 อุปกรณ์ด้านเครื่องมือโสตทัศนูปกรณ์ต่างๆ ได้แก่
      - ไมโครโฟน/เครื่องขยายเสียง
      - เครื่องฉายสไลด์/Overhead/จอภาพ
      - เทปบันทึกเสียง/กล้องถ่ายวีดีโอ/กล้องถ่ายรูป
      - อุปกรณ์ด้านเครื่องมือช่วยงาน เช่น คอมพิวเตอร์/เครื่องพิมพ์/เครื่องถ่ายเอกสาร
      - อุปกรณ์ด้านเครื่องเขียน เช่น กระดาษ ไวท์บอร์ด-ปากกาแยกสี แผ่นใส ฯลฯ
 
 4. รูปแบบวิธีการจัดสัมมนา
           => การบรรยาย (Lecture of speech)
           => การอภิปรายทั่วไป (Forum)
           => การอภิปรายแบบกลุ่มย่อย (Group Discussion)
           => การปฏิบัติการ (Workshop)
           =>  การสังเกตการณ์ (Observation)
           => การสาธิต (Demonstration)
           => การพบปะสนทนา (Session)  
           => การศึกษานอกสถานที่/ดูงาน
           => การระดมความคิด (Brainstorming)
                    ฯลฯ
         
การดำเนินการจัดสัมมนา
 ขั้นตอนการจัดสัมมนา
 ก่อนจะดำเนินการจัดสัมมนา หน่วยงานที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในด้านการพัฒนาองค์กรควรศึกษาปัญหา หรือหาความจำเป็นที่จะต้องทำการสัมมนาก่อน เพื่อให้ได้ข้อมูลสำคัญที่เป็นเหตุผลที่ตัองจัดสัมมนา หรือ “ การวิเคราะห์งาน ” มีวิธีการดังนี้
 1. การสังเกต
 2. การสำรวจ
 3. แบบสอบถาม
 4. การสัมภาษณ์
 5. ศึกษาจากเอกสาร
 
 การจัดสัมมนาโดยทั่วไป เมื่อวิเคราะห์งานและได้ข้อมูลที่เป็นปัญหาสำคัญ ในหน่วยงาน จากนั้นข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งาน จะเป็นส่วนหนึ่งของหลักการและเหตุผล และเป็นแนวทางในการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ระยะ ได้แก่
 
1. ระยะเตรียมงาน
 ระยะเตรียมงาน หมายถึง การวางแผนและเตรียมการในด้านต่าง ๆ เพื่อให้มีความพร้อมก่อนที่จะดำเนินการจัดสัมมนาทางวิชาการ ระยะการเตรียมงานแบ่งออกเป็น 2 ระยะ คือ การเตรียมงานระยะแรก ต้องจัดให้มีการประชุมโดยคณะกรรมการประสานการดำเนินงาน เพื่อทำหน้าที่ / แต่งตั้งผู้ดำเนินการจัดสัมมนา / กำหนดวัตถุประสงค์ / เลือกหัวข้อเรื่อง / จัดประเด็นของปัญหา / วิธีการสัมมนา / กำหนดวิทยากร / กำหนดสถานที่ / กำหนด วัน เวลา ตารางการสัมมนา /กำหนดงบประมาณ /กำหนดกิจกรรม / กำหนดวิธีการประเมินผล / วางแผนการประชาสัมพันธ์ / จัดทำแผนปฏิบัติงาน / จัดทำโครงการสัมมนา
ระยะการเตรียมงานที่สอง
          การเตรียมงานระยะที่สอง เมื่อโครงการสัมมนาได้รับการอนุมัติ ต้องดำเนินงาน / ประชุมวางแผนร่วมกับทุกฝ่าย / เตรียมระเบียบวาระการประชุม / ออกหนังสือเชิญวิทยากร และสมาชิกผู้มีเกียรติเข้าร่วมสัมมนา/ ติดต่อวิทยากร /รวบรวมรายชื่อผู้เข้าร่วมสัมมนา / จัดพิมพ์ เข้าเล่ม เอกสารประกอบการสัมมนา / พิมพ์แบบประเมินผล / ติดต่อสถานที่ / ทำการประชาสัมพันธ์ / จัดเตรียมค่าใช้จ่าย / จัดเตรียมของที่ระลึก / ค่าตอบแทนวิทยากร
 
2. ระยะดำเนินการ
 ระยะดำเนินการ การจัดสัมมนา จะใช้เวลาเพียงวันเดียวหรือหลายวันตรวจสอบความเรียบร้อยของห้องประชุม / แสงเสียง / การจัดโต๊ะเวที/ วิทยากร ฯลฯ คอยต้อนรับวิทยากร ผู้ดำเนินรายการ และแขกผู้มีเกียรติรับลงทะเบียนผู้เข้าร่วมสัมมนาแจกแบบประเมินผลดูแลและอำนวยความสะดวกตลอดงาน
มอบของที่ระลึกและค่าตอบแทนวิทยากร
 
           จากขั้นตอนการสัมมนาข้างต้น สรุปขั้นตอนในการจัดสัมมนาอย่างย่อ ๆ ไว้ดังนี้
1.      ลงทะเบียนเข้าร่วมสัมมนาและรับเอกสารการสัมมนา
2.      พิธีเปิดการสัมมนา
3.      การประชุมใหญ่ มีวัตถุประสงค์เพื่อ
3.1    รับฟังหรือชี้แจงวัตถุประสงค์ของการสัมมนา
3.2    วิธีการหรือแนวทางในการสัมมนา
3.3    ฟังวิทยากรพูด/อภิปรายในประเด็นสำคัญต่าง ๆ
3.4    การแบ่งกลุ่มย่อย
3.5    ข้อตกลงอื่น ๆ ที่เห็นสมควร
4.      การประชุมกลุ่มย่อยเพื่อศึกษา วิเคราะห์ สรุปประเด็นและข้อเสนอแนะ วิธีการแก้ปัญหา หรือแนวทางในการแก้ปัญหาต่าง ๆ ของกลุ่ม
5.      การประชุมรวม เพื่อรายงานผลการประชุมพร้อมทั้งแนวทางในการแก้ปัญหาของแต่ละกลุ่มย่อย อภิปรายผลทั่วไป และประเมินผลการสัมมนา
6.      พิธีปิดการสัมมนา
 
 
3. ระยะหลังการจัดสัมมนา
          ระยะหลังการจัดสัมมนา ระยะที่การดำเนินการจัดสัมมนาจริง จะมีงานที่จำเป็นต้องจัดทำตามหลังการสัมมนา เพื่อให้งานสำเร็จสมบูรณ์ ได้แก่
  • จัดพิมพ์หนังสือขอบคุณวิทยากร
  • จัดการ-การเงิน
  • ประเมินผลการสัมมนา
  • จัดทำเอกสารการสัมมนา
  • ประชุมสรุปผลการสัมมนา
  • จัดทำรายงานผลการสัมมนาฟ
  • จัดส่งเอกสารการสัมมนา

ข้อดีของการสัมมนา
       1. ผู้เข้าสัมมนาได้มีโอกาสศึกษาค้นคว้า โดยได้รับการให้คำปรึกษาแนะนำอย่างใกล้ชิดจากผู้ทรงคุณวุฒิ
          2. กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมสัมมนาทุกคน ได้มีส่วนร่วมในการสัมมนาอย่างเต็มที่
          3. มีการเสนอเอกสารและข้อมูลใหม่ๆ 
          4. ได้รูปแบบของการแก้ปัญหาหลายๆ แนวทางที่เหมาะสมกับสถานการณ์ต่างๆ
 
ข้อจำกัดของการสัมมนา
          1. ผู้ทรงคุณวุฒิบางท่านอาจใจแคบไม่ยอมรับความคิดใหม่ๆ มักจะควบคุมให้การสัมมนาเป็นไปตามความคิดเห็นของตนเอง
          2. ผู้เข้าร่วมสัมมนาไม่กล้าตักเตือนผู้เข้าร่วมสัมมนาท่านอื่นๆ ที่กระทำตนไม่เหมาะสมในขณะสัมมนา
          3. ระยะเวลาในการสัมมนาถ้าหากมีเวลาจำกัดจะเป็นอุปสรรคต่อการศึกษาค้นคว้าหาข้อมูลของผู้เข้าร่วมสัมมนา

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น